巧報社 現場ヒアリングシート

実施日: ________ / 記録者: ________
今回の目的: 6つの論点を現場で検証する
#論点聞きたいことCCでの活用
1作業日報の必要性本当に必要？誰が何のために見てる？廃止 or 自動化
2発注書のメール化今の発注の流れ。メールに変えられる？GAS自動送信
3発注書と注文書の違いなぜ2種類ある？タイミングは？統合可能？帳票統合
4単票とフォームの統合分ける意味がまだあるか？入力画面一本化
5作業伝票のデジタル化手書き→デジタルの現実的な移行方法Sheets+印刷
6経理マンを辞める方向今何をやっていて、何がCCに移せるか自動化で代替
1 作業日報の必要性
背景
現在、各機械の作業者が紙の日報に記録。記録タイミングが人によってバラバラ。途中で終わった作業の報告ルールも不明。本当に必要なのか？を検証する。
1
「作業日報は誰が書いて、誰が見ていますか？」
→ 書く人と読む人が一致しないなら、形式を変えられる
2
「日報の情報を使って、具体的にどんな判断をしていますか？」
→ 「なんとなく書いてる」なら廃止候補。具体的な判断に使ってるなら自動化候補
3
「もし明日から日報がなくなったら、何が困りますか？」
→ 本質的に必要な情報が何かを炙り出す
4
「日報に書いている情報のうち、作業伝票やスプレッドシートに既にあるものはどれですか？」
→ 重複していれば「二重入力」を解消できる。日報を廃止してステータス更新だけで済むかも
日報で得ている情報が「作業の完了確認」だけなら、ステータス管理シートへの統合で日報自体を廃止できる可能性あり
この場での判断
廃止できる
簡素化（項目を減らす）
デジタル化して残す
現状維持
2 発注書のメール化
5
「今、発注書はどうやって作って、どうやって送っていますか？」
→ 紙→FAX？ 手書き？ Excel？ 現在の流れを正確に把握
6
「発注先はメールを受け取れる環境ですか？何社くらいに発注していますか？」
→ 相手側のITリテラシーと規模感を把握
7
「発注書を作るとき、毎回入力している項目と、前回と同じ項目はどれですか？」
→ テンプレート化+自動入力の余地。CCでSheets→PDF→メール自動送信が作れる
「前回と同じ」が多ければ、Sheetsで発注先マスタ+品目マスタを持ち、GASでPDF生成→メール送信まで自動化できる
この場での判断
メール化すぐ可能
一部の発注先から開始
FAX残す必要あり

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3 発注書と注文書の違い・タイミング・分けている理由
8
「発注書と注文書は、それぞれどの段階で作りますか？」
→ タイミングの違い（見積もり後？受注確定後？納品時？）を整理
9
「発注書と注文書で、書いてある項目に違いはありますか？」
→ 項目がほぼ同じなら統合の余地あり
10
「なぜ2種類に分けているんですか？法律上の理由？慣習？取引先の要望？」
→ 分けてる理由が「昔からそうだから」なら統合できる。法的理由なら残す
11
「1つにまとめたら何か困ることはありますか？」
現物を並べて見せてもらう。項目の重複度を目で確認。写真を撮る
この場での判断
統合できる
項目は統合、出力だけ分ける
分ける必要あり（理由:_______）
4 単票とフォームの統合（一緒にできないか）
12
「単票（1件ずつの紙）とフォーム（入力用の台帳）は、それぞれどう使い分けていますか？」
→ 「単票=現場用、フォーム=事務用」なのか、別の使い分けか
13
「単票に書いた後、同じ内容をフォームにも書いていますか？」
→ 二重入力の有無。YESならCC統合で大きな効果
14
「現場で紙の単票を持ち歩く必要はありますか？それともPC/タブレットでも良い？」
→ 紙が必要な理由（汚れる環境、手袋、等）があるかどうか
15
「もし1つの画面で入力して、必要に応じて紙も印刷できたら、それで済みますか？」
→ Sheets入力+印刷で統合する提案の受容性
この場での判断
統合可能（入力1回+印刷）
現場用は紙必須（理由:_______）
段階的に統合
5 作業伝票のデジタル化
観察
  • 作業伝票の現物を見せてもらう（写真を撮る）
  • 伝票が物理的にどう流れるか（誰→誰→誰）を追う
  • 封筒との関係を確認（社長は「封筒は保管でOK、伝票だけ回す」と言っている）
16
「作業伝票を手で書くのに何分くらいかかりますか？1日何枚くらい書きますか？」
→ 時間×枚数 = デジタル化の効果試算
17
「伝票に書く内容は、受注時にもう決まっているものがほとんどですか？」
→ YESなら受注入力→伝票自動印刷が最短解
18
「現場で伝票に書き足す情報はありますか？（メモ、作業時間、不具合等）」
→ 現場での追記が多いなら、紙を残して後でスキャン or モバイル入力を併用
19
「伝票を『印刷されたもの』に変えたら、現場は受け入れますか？」
→ 手書き文化への抵抗感を確認
受注入力→Sheets→ラベル印刷（GAS+Googleドキュメント差し込み）で手書きゼロにできるか判断
この場での判断
自動印刷に置換可能
自動印刷+手書き追記の併用
まだ難しい（理由:_______）

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6 経理マンを辞める方向
方針
経理担当の業務を棚卸しし、CCで自動化できる範囲を特定する。「辞める」ためには、属人的な業務をゼロにする必要がある。
20
「経理の方が今やっている業務を、全部挙げてもらえますか？」
→ 業務の全量把握。漏れなく。1つずつ聞いていく
21
「それぞれの業務は、週に何回くらい発生しますか？1回あたり何分くらいですか？」
→ 業務量マップを作る。高頻度×長時間の業務が自動化の優先候補
22
「その業務の中で、判断が要るもの（人の頭が必要）と、決まった手順でやるもの（ルーチン）はどれですか？」
→ ルーチン=CC自動化、判断要=社長or事務に移管
23
「経理の方しか知らない情報や、経理の方にしかできない作業はありますか？」
→ 属人化ポイントの特定。ここが最大リスク
24
「請求書の発行・入金確認・売上管理は、今どんなソフト/ツールを使っていますか？」
→ 弥生？freee？Excel？ CCとの接続方法を検討
業務一覧が出たら、1つずつ「CC自動化 / 事務に移管 / 社長に移管 / 外注（税理士等）」に仕分ける
経理業務の仕分け結果
業務頻度時間CC自動化移管先
まとめ: 各論点の結論（ヒアリング終了時に記入）
#論点結論次のアクション
1作業日報の必要性
2発注書のメール化
3発注書と注文書の統合
4単票とフォームの統合
5作業伝票のデジタル化
6経理マンを辞める方向
自由メモ（想定外の発見・追加論点）
ここに自由に記録
忘れずにやること
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